OPIS

(Online-Planungs- und Informationssystem für Schulen)

Was ist OPIS, was leistet OPIS?

OPIS ist eine Web-Anwendung, die allen an einer Schule tätigen Lehrkräften und Mitarbeitern eine deutliche Arbeitserleichterung in vielen Bereichen verschafft.
Die Anwendung wurde aus den Erfordernissen einer Schule heraus unter Einbeziehung der Lehrkräfte und Schulleitungsmitglieder entwickelt und ist im fünften Jahr im Einsatz.

Aufgrund vieler Nachfragen und Interessensbekundungen habe ich das Programm so weiterentwickelt, dass es auch von anderen Schulen eingesetzt werden kann und eine datenschutzrechtliche Beurteilung durch das ULD und das Ministerium durchführen lassen.

In der Corona-Zeit wurden weitere Funktionen implementiert, die die Online-Verwaltung und-Kommunikation deutlich vereinfachen. (digitale Kursbücher, E-Mail-Adressen-Erfassung, Befragungstools, ...)

Im Folgenden werden die wesentlichen Eigenschaften und Funktionen von OPIS kurz beschrieben.
allgemein:
  • sinnvolle Ergänzung, auch wenn bereits mit Schulcommsy und Lernplattform gearbeitet wird, Nutzung von existierenden dienstlichen email-Adressen möglich
  • bezüglich des Datenschutzes vom ULD begutachtet
  • intuitive Bedienbarkeit durch die Lehrkräfte (nach Aussage vieler Lehrkräfte)
  • nutzbar von jedem mit dem Internet verbundenen Endgerät
  • Administrierbarkeit und Rechtevergabe für die an der Schule tätigen Personen durch eine Schuladministratorin / einen Schuladministrator
  • weitgehende schulindividuelle Konfigurierbarkeit durch die Schuladministration, das gilt auch für den den Lehrkräften zur Verfügung gestellten Funktionsumfang
  • relativ geringer Administrationsaufwand für die Schuladministratorin / den Schuladministrator
  • .csv-Import-Funktionen zur Übernahme von Daten aus der Schulverwaltung
  • Für Pedasos-Nutzer: Bereitstellung von Skripten, die diese .csv-Dateien erzeugen
  • .csv-Export Funktionen zur Weiterverarbeitung der eigenen Daten (z.B. für Statistiken...)
Funktionen:
  • intuitives Buchungssystem für alle Räume, Geräte, … der Schule; Lehrer-individuelle Anzeige von Favoriten
  • komfortable Eingabemöglichkeit für Dauerbuchungen

  • intuitives Klassenplaner-System zur Vermeidung von Terminkollisionen, Eintragungen von Klassenarbeiten, Klausuren, Exkursionen, Unterrichtsbesuchen, Online-Konferenzen, …
  • Ein Eintrag kann sich auf mehrere Klassen / mehrere Tage beziehen -> schnelle und komfortable Eintragung
  • Einträge für Teile von Klassen möglich, diese werden in der Anzeige kenntlich gemacht.
  • Import von Klausurplänen der Oberstufe in den Klassenplaner möglich, Anzeige von individuellen Klausurplänen für die einzelne Lehrkraft möglich
  • individuelle Ansichten des Klassenplaners für den einzelnen Kollegen
  • Anzeige von beurlaubten Schüler*innen im Klassenplaner möglich

  • intuitives Meldesystem für Anträge an den Vertretungsplan mit individueller Ansicht der bereits abgegeben Meldungen einschließlich Genehmigungsstatus durch Schulleiter und Stellvertreter
  • Genehmigung durch Schulleitung und Stellvertretung online möglich, Generierung einer Dienstreisegenehmigung möglich
  • für die Vertretungsplanung komfortable Ansichtsfunktionen der Vertretungsplan-Meldungen zur Einarbeitung in den Vertretungsplan, Rückfrage und Bearbeitungsfunktionen
  • ebenfalls über dieses Meldesystem: Anmeldung von Ausbildungsberatungen und Ausbildungstagen von Referendar*innen

  • Hausmeister- und Technik- Meldungen: Anmeldung von Abendveranstaltungen, optionale Übermittlung an den Schulträger, Meldungen von Defekten innerhalb der Schule, ….

  • Schulfahrten: Beantragung, Genehmigung und Abrechung von Schulfahrten, automatische Erstellung der amtlichen Formulare, Budgetverwaltung

  • Abmeldungen von Schüler*innen durch Eltern über Online-Formular, Darstellung der tagesaktuellen Abmeldungen am schwarzen Brett (s.u.)
  • Nachmeldungen fehlender und noch nicht abgemeldeter Schüler*innen durch Lehrkräfte über mobile Endgeräte möglich, diese erscheinen sofort im Sekretariat zur möglichen Nachverfolgung
  • damit effektiver und ökonomischer Umgang mit Absenzerfassungen
  • für Klassenlehrer*innen: Ansicht der Abmeldungen der Schüler*innen der eigenen Klasse für das aktuelle Halbjahr, Entschuldigungsfunktion, Möglichkeit zur Eintragung von Beurlaubungen
  • einfache Übernahme von telefonisch eingehenden Abmeldungen in das System durch das Sekretariat, deutliche Entlastung des Sekretariats im Zusammenhang mit Abmeldungen
  • erweiterte Funktionen im Zusammenhang mit Abmeldungen für das Sekretariat, beschränkt auf die hierfür freizugebenden Rechner

  • digitale Kurs- und Klassenbücher zur Unterrichtsdokumenation und Fehlzeitenerfassung, Anzeige der für die jeweiligen Stunden relevanten Abmeldungen (s.o.), digitale Kurslisten und E-Mail-Funktion an die Kursteilnehmer*innen
  • Erfassung von Präsenz- und Distanzunterricht, Wochenplaneinträge sind möglich
  • auch Förderkurse und Arbeitsgemeinschaften als Kurse führbar
  • Stundenpläne für die Kurse hinterlegbar
  • Erstellung von Klassenbüchern aus den Kursbucheintragungen, Kontrollmöglichkeit der Klassenbücher durch die Klassenlehrkraft
  • komfortable Übersicht über die eigenen Kursbucheintragungen, Abgleich mit dem Stundenplan (nicht mit dem Vertretungsplan)
  • vielfältige Auswertungsfunktionen für die Schulleitung
  • keine Erfassung von Noten/ Hinweisen zum Sozialverhalten (dazu wäre eine 2-Faktor-Authentifizierung vorgeschrieben)

  • Anzeige von Buchungen, Klassenplaner und Abmeldungen auch auf dem digitalen schwarzen Brett im Lehrerzimmer und auf mobilen Endgeräten
  • am schwarzen Brett und auf mobilen Endgeräten sind auch ohne Login durch Antippen Buchungen für den aktuellen Tag möglich

  • Terminverwaltung, frei definierbare Kalender mit Rechtezuordnung, abonnierbar, ics- Import und ics-Export
  • Definition von internen und externen Terminen möglich, Schnittstelle für die externen Termine z.B. zur Homepage der Schule

  • variabel konfigurierbares Bestellsystem für Mittagessen in der Schulmensa auf Prepaidbasis
  • Möglichkeit der täglichen automatischen Übermittlung der Bestellungen an den Caterer

  • Anzeige von aktuellen Klassenkollegium-E-Mail-Verteilern und Schüler-Kollegium-E-Mail-Verteilern, Mail-Funktion an diese Verteiler

  • Erhebung von bestätigten E-Mail-Adressen von Schüler*innen, Prüfung der Erreichbarkeit über diese Adressen

  • Bequeme Durchführung von Lehrkräftebefragungen, kann allen Lehrkräften zur Verfügung gestellt werden, Optionen frei wählbar, Anzahl der Auswahlmöglichkeiten definierbar, Auswahl mit oder ohne Prioritätensetzung, Einsehbarkeit der Ergebnisse definierbar, anonyme Befragungen möglich, Einladungen in Papierform oder per E-Mail möglich

  • Bequeme Durchführung von Schüler*innenbefragungen, zu Befragende sind klassengenau auswählbar, Optionen frei wählbar, Anzahl der Auswahlmöglichkeiten definierbar, Auswahl mit oder ohne Prioritätensetzung, Einsehbarkeit der Ergebnisse definierbar, anonyme Befragungen möglich, Einladungen in Papierform oder per E-Mail möglich

  • strukturierte Erfassung von Angeboten für Arbeitsgemeinschaften bzw. Projekte, danach ...
  • Durchführung von Online-Wahlen von Arbeitsgemeinschaften und Projekten durch die Schüler*innen, Wahlmodus konfigurierbar
  • Erzeugung von Wahl-Logins, ausdruckbar oder per individueller E-Mail an die Teilnehmer verschickbar
  • Halbautomatische Zuordnung der SuS zu den Kursen/Angeboten auf der Grundlage der online abgegebenen Wünsche
  • Erzeugung von Teilnehmerlisten und Nachrückerlisten im Anschluss an die Zuteilung

  • Online-Durchführung von WPU-Wahlen, Wahlmodus und wählbare Fächer konfigurierbar

  • Online-Organisation des Elternsprechtags: Lehrkraft-individuelle Konfiguration des Zeitfensters für die Gespräche am Elternsprechtag möglich
  • Eltern können einsehen, welche Zeitfenster bei welcher Lehrkraft noch frei sind und durch Klick (kollisionsfreie) Termine vereinbaren
  • Lehrkräfte können ihrerseits die Termine einsehen und ebenfalls Termine belegen
  • Lehrkräfte können eine zweite Lehrkraft zum Gespräch mit einplanen

  • strukturierte Erfassung von Wünschen der Lehrkräfte zur Unterrichtsverteilung, Darstellung dieser in einer Planungsmatrix, in der auch die UV erstellt werden kann (OPIS aktualisiert dabei permanent die noch verfügbaren Stunden der einzuplanenden Lehrkräfte

  • Ausbildung von Lehrkräften: Die Lehrkräfte erklären im persönlichen Bereich ihre Bereitschaft zur Übernahme der Mentorenschaft für Praktikanten oder Referendare, der Koordinator kann diese jederzeit auslesen und für Meldungen an UNI/IQSH nutzen.

  • Erfassung von Anmeldungen von Externen zu schulischen Veranstaltungen: Bei Ankündigung einer großen schulischen Veranstaltung können sich Interessierte über einen Link anmelden, so dass die Schule die Resonanz abschätzen kann.

  • Erfassung und Verwaltung von Fördermeldungen: Erfassung durch die Fachlehrkräfte, automatische Einteilung in bestehende Förderkurse, Generierung von Elternbriefen, Förderlehrkräfte haben Einsicht in die Liste ihrer Förderschüler, Klassenlehrkräfte sehen, welche SuS der eigenen Klasse an einem Förderkurs teilnehmen

  • Erfassung und Verwaltung von Arbeitsgruppen für Schulentwicklungstage, einschließlich Einteilung der Arbeitsgruppen in Blöcke

  • kollaborative, fachschaftsübergreifende Sammlung von Beiträgen der Fachschaften zur Medienkompetenz entsprechend der Ergänzung der Fachanforderungen zur Medienkompetenz